Doorlichting inkooppositie

Bij een grote instelling in de jeugdzorg voerden we een doorlichting uit van de inkooppositie. Het management van de afdeling facilitair beheer wilde helderheid hebben over de feitelijke inkoopsituatie van de organisatie. In eerste instantie betrof dit:

• omvang van het inkoopvolume;
• mate waarin met veel verschillende leveranciers wordt gewerkt;
• hoe efficiënt is het inkoopproces in de organisatie;
• zijn er inkoopvoordelen te behalen, zowel ten aanzien van de keuze van leveranciers als door een efficiënter organisatie van het inkopen.

In overleg met de financiële administratie brachten wij de feitelijke inkoopresultaat in beeld. Hierbij gaan we uit van een in de inkooppraktijk veel gehanteerde definitie van inkoop als “inkoop is alles wat de organisatie verwerft en waar een factuur tegenover staat”. Daar worden namelijk van alle facturen de gegevens vastgelegd: het aantal facturen, de leveranciers, de aard van de aankoop (en de verkrijgende afdeling).

Ter voorbereiding op de analyse van de crediteurenadministratie was het noodzakelijk om producten en diensten in te delen in inkoopsegmenten. Dit zijn samenhangende clusters producten en diensten, te definiëren als “datgene wat je bij een leverancier kunt kopen”.  Het werken met inkoopsegmenten heeft een aantal voordelen; te weten:

• Het vereenvoudigt het analyseren van de administratie vanwege de bundeling
• Het maakt de spreiding in de inkopen inzichtelijk.

NEN 2748
Op basis van het bovenstaande stelden we een overzicht samen van producten en diensten die onderwerp kunnen zijn van een nieuwe aanbesteding. Voor de segmentering is gebruik gemaakt van de  NEN 2748, de gestandaardiseerde rubricering van alle facilitaire kosten. Tevens is inzicht gegeven in de transferkosten, de kosten voor behandeling van bestel- en factuurprocessen. Op basis van een samengestelde index zijn verschillende diensten en producten in de onderscheiden segmenten aangegeven, waarop (snel) inkoopvoordeel, door bundeling of nieuwe tenders, viel te behalen.