Wat is inkoop? Het inkoopproces in beeld:
Specificeren
In de eerste fase van het inkoopproces is het van belang om duidelijk te krijgen wat er van de leverancier en het te leveren product of dienst verwacht wordt; aan welke specificaties moet worden voldaan.
Kernwoorden en documenten bij deze stap
Specificatie, (standaard) programma van eisen, inkoopteam bij grote contracten, procuratieschema, inkoopvoorwaarden, offerte aanvraag.
Selecteren
In de tweede fase wordt onderzocht welke potentiële leveranciers zich op de markt aanbieden en wordt de keuze gemaakt welke leverancier de opdracht gegund krijgt.
Kernwoorden en documenten bij deze stap
Request for Information, gebruik inkoopcollectieven, marktonderzoek, leveranciersonderzoek, ethische code, offerte vergelijking (selectie – en gunningcriteria), leveranciersvoorkeurslijst.
Contracteren
In de derde fase worden de wensen en afspraken geformaliseerd met de (winnende) leverancier.
Kernwoorden en documenten bij deze stap
Format contract, contractbeheer, relatiebeheer.
Nadat het contract ondertekend is, zijn de stappen van het tactisch inkoopproces afgerond en volgen de stappen van het operationele inkoopproces: het daadwerkelijk geleverd krijgen van de goederen en/ of diensten.
Bestellen
In deze fase worden de bestellingen geplaatst, dit kan op verschillende manieren: telefonisch, per e-mail, middels bestelformulieren, middels een elektronisch bestelsysteem.
Kernwoorden en documenten bij deze stap
Procuratie, bestelbon/orderbon, ontwerpen bestelroutine, voorraadbewaking.
Bewaken
In deze fase wordt de bestelling bewaakt en wordt er actie ondernomen bij te late levering, incomplete levering, breuk en schade aan producten of diensten.
Kernwoorden en documenten bij deze stap
Orderbewaking, afkeurrapportage, reclameren, productcontrole.
Nazorg
In deze fase wordt de bestelling afgehandeld. Hierbij wordt de factuur betaald, ervaringen vastgelegd, dossiers opgebouwd etc.
Kernwoorden en documenten bij deze stap
Facturatie, vendorrating score, afhandelen meer/minderwerk
Captise: voorbeelden
Wij ondersteunen organisaties op het gebied van inkoop. Dit doet Captise op verschillende vlakken. Enkele voorbeelden:
- Het uitvoeren van diverse analyses om een startpunt te creëren voor het professionaliseren van het inkoopproces of potentiële besparingen in kaart te brengen. (crediteurenanalyse, ABC analyse, contractanalyse etc.)
- De organisatie verder op weg te helpen door een inkoopbeleid of jaarplan op te stellen.
- Formats op te stellen voor organisaties en toe te passen zodat de organisatie daar gebruik van kan maken.
- Uitvoeren van aanbestedingen voor verschillende inkoopdossiers
- En meer…
Informatie
Benieuwd wat Captise kan betekenen bij het inkoopproces voor uw organisatie? Neem contact op via inkoop@captise.nl of via 0182-302460.